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Como cortar o custo de viagem corporativa de forma estratégica

  • Foto do escritor: MultiCidades
    MultiCidades
  • 13 de jan.
  • 3 min de leitura

Atualizado: 15 de jan.

Executivo engravatado segura tablet, enquanto está sentado com sua mala ao lado.

Passagens aéreas e hospedagem são em sua maioria indispensáveis ao funcionamento estratégico de uma empresa. Entretanto, com a dica de especialistas da agência de viagens corporativas MultiCidades, separamos práticas reais para que sua empresa economize – mantendo qualidade – nos deslocamentos a negócios.


A organização é hoje o melhor recurso para cortar custos. “A estratégia, planejamento e antecedência de compra da viagem interferem diretamente na economia que será feita nas emissões de passagens aéreas e na disponibilidade do hotel desejado”, afirma Lucilene Alves, gerente comercial da MultiCidades.


Políticas de viagem e reembolso bem estruturadas

Para o caso de inexistência, a definição de uma política de viagem é um passo essencial. Nesse documento precisam constar de forma clara e objetiva: quais são as despesas reembolsáveis (em alimentação e transporte, por exemplo), os prazos mínimos para solicitação de viagem, os procedimentos para prestação de contas e se existe orçamento disponível para cada serviço.


Para a criação da política de viagens é necessário conhecer e analisar a fundo o perfil da empresa e dos seus viajantes. Essa abordagem assegura que as diretrizes sejam eficazes, contribuindo para eficiência e satisfação dos colaboradores durante a viagem.


As regras padronizam processos para organização, evitam fraudes, trazem controle financeiro, melhores negociações com fornecedores e, acima de tudo, também são construídas e podem ser revistas a fim de se tornarem factíveis. "Costumamos comentar com os clientes como as políticas de viagens precisam ser flexíveis o suficiente para não acabar gerando ainda mais conflito às demandas. O que será parametrizado com bloqueios dentro do sistema de reservas, precisa também ser muito bem avaliado", detalha Lucilene.


Uso de BI para cortar gastos ocultos e oportunidades de economia

Outra dica imprescindível é manter um sistema de Business Intelligence (BI) para compilar informações sobre as viagens corporativas. É por meio desses relatórios e infográficos valiosos que ajustes na própria política de viagem e demais decisões que economizem tempo e dinheiro podem ser tomadas de forma ágil e concreta.


Na MultiCidades mesmo, os sistemas de BI desenvolvidos aos clientes contam com os principais overviews, como ticket médio de reservas, principais trechos utilizados, market share por produto, gastos por centros de custo, detalhamento de cada transação e visão geral de gastos com deslocamentos corporativos. Conheça!


Otimização de rotas e tarifários inteligentes (antecedência de reservas)

A antecedência ainda se mantém como a palavra-chave para garantir bons preços. "Nas políticas de viagem isso normalmente já consta de alguma forma. Entretanto, geralmente é importante ressaltar que é possível notar essa diferença de valores principalmente com um planejamento de compra com pelo menos 15 dias de antecedência para viagens nacionais", ressaltam.


Adiantar-se e obter previsibilidade nas viagens corporativas, segundo as especialistas, pode ser uma vantagem por dar ainda mais clareza nos comparativos entre diferentes passagens e hospedagens. "Além disso, possíveis escalas ou horários mais interessantes podem ser levados em conta, com cautela e de forma mais vantajosa", afirmam. Neste ponto, é também importante analisar o perfil de viagens da empresa ou do setor específico para entender se a antecedência irá realmente trazer uma economia ou se muitas remarcações são feitas, gerando um custo ainda maior.


Arte com fundo azul consta: Empresa de Logística Desafio: O cliente iniciou o atendimento da agência sem uma política de viagens definida, realizando compras de forma dispersa por sites externos e sem processos estruturados de gestão, o que dificultava o controle de custos, a padronização e a eficiência operacional. Soluções: •Implementação de uma política de viagens corporativa, alinhada às necessidades e perfis da empresa. •Centralização das reservas por meio da agência, garantindo padronização e visibilidade. •Treinamento de colaboradores e gestores para utilização da plataforma e adesão às regras definidas. •Monitoramento contínuo com relatórios gerenciais, permitindo ajustes estratégicos. Resultados: •Maior controle de custos e redução de gastos dispersos. •Padronização das reservas, garantindo consistência e compliance com a política de viagens. •Adoção eficiente da plataforma pela equipe, com processos mais ágeis e centralizados. •Visibilidade estratégica, permitindo decisões mais assertivas e planejamento mais eficiente. •Realização de acordos corporativos com cias aéreas, hotéis e locadoras de carro.

Contar com uma agência de viagens corporativas, com expertise e os melhores parceiros/fornecedores há 31 anos no mercado como a MultiCidades, oferece à sua empresa todas as estratégias acima e ainda as negociações mais assertivas com companhias aéreas e hotéis.


De que adianta economizar e ficar na mão quando mais precisa? Um dos nossos principais diferenciais está no atendimento humanizado. O seu colaborador e empresa contam com um suporte sempre presente. Assim, você garante economia de tempo e dinheiro ao evitar remarcações, deslocamentos de emergência e hospedagens de última hora.



➡Se você gostou das dicas, vai gostar de saber que a MultiCidades aplica todas elas (e outras técnicas com muito mais expertise) para gerar economia na viagem corporativa de clientes. Fale com nossos especialistas e descubra quanto sua empresa pode economizar pelo contato: comercial@multicidades.com.br ou pelo WhatsApp, clicando aqui.

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