Seu colaborador perdeu o voo... E agora? Entenda por que contratar a MultiCidades é o melhor para imprevistos

Aconteceu com quase todo mundo que viaja a trabalho: o trânsito atrasou, a reunião estendeu além da conta, o check-in fechou antes do previsto ou a conexão anterior atrasou e o próximo voo simplesmente foi embora sem o passageiro. Nessas horas, o que faz toda a diferença é a calma. Com 32 anos de expertise no mercado de viagens corporativas, mapeamos como lidamos com esse cenário.

A partir desse parâmetro fica bem claro: contar com a MultiCidades deve ser um dos melhores negócios que sua empresa poderá fazer.

1. Contato imediato (0 a 15 minutos)

Assim que percebe que perdeu o voo, o colaborador assistido pela MultiCidades aciona o canal 24 horas da agência, seja por WhatsApp, telefone ou aplicativo. Um agente já identifica o viajante e localiza a reserva original em segundos. A partir daí, são levantadas as primeiras informações essenciais: o motivo do problema, onde o passageiro está naquele momento e qual a urgência real da chegada ao destino.

2. Diagnóstico rápido

Com os dados em mãos, a equipe verifica se o voo ainda está no ar ou se o check-in já fechou de vez. Também é avaliado se a intercorrência partiu da companhia aérea, como um atraso ou uma conexão perdida, ou se foi uma questão do próprio viajante.

Na MultiCidades, esse momento conta com um diferencial: um serviço exclusivo de concierge, com profissional de assistência presente nos aeroportos Galeão e Santos Dumont, no Rio de Janeiro, além de Congonhas e Guarulhos, em São Paulo. O serviço concierge garante para os clientes um atendimento ainda mais prático e rápido. E, principalmente, tranquiliza o próprio passageiro.

Quando esse suporte presencial não está disponível, a MultiCidades já parte para buscar a melhor acomodação possível, sem deixar a equipe da empresa na mão. Paralelamente, a política tarifária do bilhete original é consultada, para saber se há direito a reembolso, remarcação gratuita ou outras condições que ajudem na solução.

3. Remarcação e solução

Com o diagnóstico pronto, a agência busca o próximo voo disponível no mesmo trecho. Sempre que possível, a companhia aérea é acionada para reacomodar o passageiro sem custo adicional. Quando isso não é viável, um novo bilhete é emitido e o valor fica registrado para reembolso posterior, seguindo a política de cada empresa.

Se o próximo voo só sair no dia seguinte, a agência também avalia a necessidade de hospedagem e transporte, garantindo que o colaborador não fique desamparado em nenhuma etapa.

4. Comunicação com a empresa

Cada empresa tem sua própria forma de lidar com esse tipo de situação, e é aqui que o conhecimento da política de viagem do cliente faz toda a diferença. Como explica a supervisora de Operações da MultiCidades, Erika Conde: "Após a identificação de um voo perdido, como iremos notificar a empresa depende justamente da política de viagem de cada cliente. Algumas companhias não pedem notificação, outras pedem OS (ordem de serviço); já em alguns casos vão para um aprovador e em outros se autoaprovam".

Ou seja, o processo se adapta às regras internas de cada organização, sem burocracia desnecessária. Além disso, todo o incidente é registrado, o que facilita a prestação de contas e a geração de relatórios depois.

5. Acompanhamento até o fim

O trabalho não termina com a remarcação. A equipe confirma o embarque no novo voo e envia a formalização completa do atendimento, seja por WhatsApp, e-mail ou por ordem de serviço, para que tudo fique documentado e transparente.

Vale a pena arriscar sem uma agência especialista?

Diante de tudo isso, fica a pergunta: ainda vale a pena confiar em fazer todo esse processo sozinho, sem o suporte de uma agência especialista? Entre localizar o próximo voo, negociar com a companhia aérea, avaliar hospedagem de emergência e ainda seguir a política interna da empresa, o tempo perdido (e o estresse) costuma custar muito mais caro do que parece.

Ter um parceiro preparado para agir nos primeiros minutos depois de um voo perdido não é luxo, é o que garante que a viagem de negócios continue no rumo certo, mesmo quando os planos mudam de última hora.