Por conta das constantes mudanças e evoluções tecnológicas que ocorrem em nossa sociedade, a otimização de processos e soluções que visam facilitar a rotina de tarefas diárias tornou-se imprescindível para o mundo corporativo. Com isso, desenvolveu-se uma incessante busca, por parte de gestores, para traçar novas estratégias de redução de custos em diversos setores, e, no caso das viagens corporativas, não poderia ser diferente.
Por isso, nós, da MultiCidades, trouxemos 4 dicas para otimização de procedimentos relacionados a viagens corporativas, explorando algumas estratégias e ferramentas que podem ser utilizadas para tornar as viagens mais eficientes e econômicas, sem sacrificar a qualidade e o conforto.
1. Estabeleça políticas de viagens
Criar políticas de viagens, de maneira clara e objetiva, é essencial para otimizar processos, porém, pode ser uma tarefa desafiadora.
Para começar, é preciso estabelecer diretrizes de aprovação, criando um processo formal que deverá ser seguido rigorosamente, para evitar problemas futuros. Além disso, a designação de objetivos e limites financeiros também são essenciais, definindo padrões de gasto por tipo de despesa e visando maior controle monetário.
Outro ponto que deve ser trabalhado é a escolha de fornecedores. Torna-se de extrema importância adotar requisitos mais criteriosos para a decisão, dando enfoque à confiança e qualidade do provedor.
Sendo assim, após estabelecer as políticas de viagens, garanta que todos os colaboradores estejam cientes dos processos, seja por comunicação interna ou por treinamentos organizado.
2. Defina o objetivo da viagem
Estabelecer o objetivo de cada viagem pode ser benéfico, não apenas para o planejamento, mas também para a emissão de relatórios de despesas mais assertivos, além de guiar futuras atualizações da política de viagem da organização, caso necessário.
Além disso, definir a finalidade das viagens também ajuda a garantir que elas sejam realizadas apenas quando for realmente necessário, evitando gastos desnecessários e permitindo que a empresa aproveite, ao máximo, seu investimento em viagens corporativas.
3. Organize um calendário de viagens
Organizar um calendário de viagens, de acordo com os objetivos traçados anteriormente, servirá para definir o planejamento anual de despesas com antecedência e assertividade. Sendo assim, além de pré-estabelecer gastos, será possível aproveitar melhores tarifas e negociar serviços para atender aquelas viagens que já estão na programação.
4. Procure uma empresa especializada
Contratar uma empresa especializada, como uma agência de viagens corporativas, pode ser a solução ideal para atender seu negócio e otimizar os processos de viagens, já que essas companhias contam com a expertise necessária para lidar com toda e qualquer situação sobre o assunto, além de possuírem ferramentas e tecnologias para auxiliar as empresas nesses procedimentos e, até mesmo, gerar relatórios por centro de custo, possibilitando o monitoramento de gastos com viagens.
Ao recorrer à uma empresa especializada, é possível economizar em tempo de pesquisa e execução das etapas de procedimentos, viabilizando que os gestores se dediquem a outras tarefas e estratégias da empresa. Além disso, agências de viagens possuem acesso a tarifas especiais, mantendo seu orçamento dentro do estabelecido ou, até mesmo, diminuindo-o.
Nós, da MultiCidades, possuímos mais de 28 anos de mercado, sendo referência no setor de viagens corporativas. Contamos com inúmeras soluções tecnológicas para auxiliar empresas a monitorar e reduzir despesas com viagens, sempre construindo novas estratégias que se adequam às necessidades dos nossos clientes.
Além disso, trabalhamos com diversos outros serviços relacionados a viagens, como atendimento personalizado, traslados executivos, eventos corporativos e, até mesmo, pacotes de lazer. Se você precisa de auxílio ou assessoria para saciar dúvidas ou implementar novos procedimentos dentro da sua companhia, nos contate. Um dos nossos principais objetivos é possibilitar que sua empresa realize mais viagens, gastando menos!
Monitore suas despesas! Conheça nossas ferramentas OBT e economize, mais ainda, durante suas viagens corporativas.